Cómo usar GoHighLevel si tienes una agencia de marketing digital

En la actualidad, ejecutar una agencia de marketing digital implica manejar múltiples herramientas: CRM, embudos de ventas, email, WhatsApp, analítica, reservas, entre otros… Pero para muchas agencias, este ecosistema se hace demasiado grande por lo cual la complejidad y sus costos se disparan.

Aquí es donde GoHighLevel entra en escena: una plataforma todo‑en‑uno que integra CRM, marketing, automatización y mucho más, pensada especialmente para agencias. Con GoHighLevel puedes centralizar la gestión de tus clientes, campañas y embudos, y además escalar tu oferta sin depender de un conjunto interminable de apps sueltas.

En esta guía vas a aprender:

• Qué es GoHighLevel y cómo funciona para agencias
  
• Cómo hacer la configuración inicial adecuada para tu agencia
  
• Cómo crear cuentas de cliente dentro de GoHighLevel
  
• Cómo montar embudos y workflows de automatización básicos
  
• Qué herramientas utilizar para campañas de marketing
  
• Cómo incorporar una capa extra de eficiencia: automatizaciones avanzadas e integraciones con herramientas externas 
• Tips para escalar tu agencia con GoHighLevel
  
• Errores comunes y cómo evitarlos
  

Al final, tendrás una guía útil para sacarle mayor provecho a GoHighLevel como el sistema operativo de tu agencia, reduciendo el trabajo manual, incrementando la eficiencia y pudiendo dedicarle más tiempo a generar mejores resultados para tus clientes.

¿Qué es GoHighLevel y cómo funciona?

GoHighLevel es una plataforma de marketing CRM centrada en agencias. Combina funciones clave como gestión de

contactos, automatizaciones de marketing (email, SMS, llamadas), creación de embudos (funnels), landing pages, integración de reservas, y más.

Para una agencia, sus ventajas principales son:

• Poder gestionar múltiples cuentas de cliente (subcuentas) desde una misma plataforma.
  
• Personalizar la plataforma usando branding propio (white‑label) para que la experiencia sea coherente con la marca de la agencia.
  
• Disponer de automatizaciones dedicadas que permiten reducir tareas manuales.
  
• Tener una única plataforma que en lugar de usar 5‑10 herramientas diferentes.
  

Configuración inicial de GoHighLevel para tu agencia

1. Creación de cuenta y primeros pasos

Paso 1: Registro y elección del plan

Para empezar, activa tu prueba gratuita de 14 días entrando aquí y crea tu cuenta. Tendrás que elegir uno de los siguientes planes según el tipo de agencia que manejas:

• Agency Starter Account – $97/mes USD
  Ideal si trabajas solo o si quieres usar GoHighLevel exclusivamente para tu propia agencia (una cuenta).
  Incluye todas las herramientas principales: CRM, funnels, email/SMS marketing, calendar, workflows y más.
  No permite crear subcuentas ni marca blanca.
  
• Agency Unlimited Account – $297/mes USD
  Pensado para agencias que gestionan campañas o servicios para varios clientes.
  Incluye todo lo anterior + creación ilimitada de subcuentas para clientes y acceso a funciones de marca blanca.
  Puedes aplicar tu logo, dominio personalizado y vender servicios “como si fuera tu software”.
  

💡 Recomendación rápida: Si tu agencia ofrece servicios gestionados a varios clientes, el plan Unlimited es el más rentable y escalable.

Paso 2: Familiarízate con el panel principal (Dashboard)

Una vez dentro, verás un menú lateral (en inglés). Aquí te explico lo que significa cada sección y para qué sirve:

• CRM → Para ver todos tus contactos, leads, historial de comunicación, etiquetas, notas, tareas, etc.
  
• Funnels → Crear páginas de captura o embudos de venta paso a paso, sin necesidad de código.
  
• Workflows → Automatizaciones que responden a acciones del usuario (ej. cuando se registra, se le envía un correo, una etiqueta, etc.).
  
• Calendars → Sistema de reservas y citas automáticas, ideal para coaches, clínicas, inmobiliarias o cualquier servicio que requiera agendar citas.
  
• Opportunities → Vista estilo “embudo de ventas” donde puedes mover leads de una etapa a otra (por ejemplo: nuevo lead → contacto → venta).
  
• Marketing → Configurar campañas de email o SMS masivos o automáticos.
  
• Reporting → Paneles para ver métricas clave: apertura de correos, tasa de conversión, ROI por cliente, etc.
  

Paso 3: Completa los datos básicos de tu agencia

Ve al menú Settings → Company / Agency y completa los campos obligatorios:

• Nombre de tu agencia
• Email y número de contacto
• Dirección física
• Nicho o industria que atiendes (por ejemplo: dentistas, tiendas online, abogados)
  

Esto permite personalizar ciertas funciones automáticas como firmas, avisos y branding interno.

Paso 4: Personaliza el branding de tu agencia (White Label)

Si elegiste el plan Agency Unlimited, puedes activar la opción White Label. Esto permite que tus clientes accedan a una plataforma con tu marca, no con el logo de GoHighLevel.

• Sube tu logotipo
  
• Define tus colores corporativos
  
• Conecta un dominio personalizado (por ejemplo: clientes.tuagencia.com)
  

Así, la plataforma se ve 100% profesional y adaptada a tu marca, aumentando la confianza del cliente y tu percepción de valor.

2. Estructura de subcuentas

• En la sección de Agencia, crea subcuentas para cada cliente que vas a gestionar. Esto permite que cada cliente tenga su propio espacio dentro de la plataforma sin interferir con otros.
  
• Define carpetas, etiquetas o agrupaciones para organizar los diferentes clientes por campaña, nicho o tipo de servicio.
  
• Asigna roles y permisos para que tu equipo o tus clientes solo vean lo que deben ver.
  

3. Usuarios, roles y permisos

• Ve a Settings → Users para añadir los miembros de tu equipo: admins, responsables de cuenta, etc.
  
• Define qué permisos tendrá cada rol: por ejemplo, que un cliente vea solo reportes y no modifique workflows, o que un responsable de campaña edite embudos pero no facturación.
  
• Establece buenas prácticas de seguridad: contraseñas, 2FA, etc.
  

Cómo crear una cuenta de cliente dentro de GoHighLevel

1. Dentro de tu panel de agencia, selecciona “Add Sub‑Account” y completa los datos del cliente.
   
2. Añade plantilla o snapshot prediseñado: GoHighLevel permite guardar configuraciones, embudos, workflows y reutilizarlos para nuevos clientes. Esto te da un gran ahorro de tiempo.
   
3. Configura el embudo/funnel inicial del cliente: landing page, formulario de captura, campaña de email/SMS, etc.
   
4. Personaliza el branding interno del cliente (colores, logo) si se requiere que la experiencia sea “marca propia” del cliente.
   
5. Establece los KPIs del cliente y configura el pipeline de ventas: crea las etapas (Lead → Contacto → Propuesta → Cierre) y asocia triggers o disparadores automáticos para mover contactos entre etapas.
   
6. Haz la importación inicial de contactos del cliente (si ya tiene base de datos) para segmentar y comenzar campañas rápidamente.
   

Herramientas para campañas de marketing

Una vez que ya tienes tu cuenta de agencia configurada y entiendes cómo funcionan las subcuentas para tus clientes, el siguiente paso es conocer las herramientas clave que GoHighLevel te ofrece para lanzar, automatizar y medir campañas de marketing completas desde un solo lugar:

• CRM y gestión de contactos: Centraliza todos tus leads y clientes con un historial completo de interacciones: llamadas, emails, mensajes, formularios completados, notas internas y tareas. Puedes crear etiquetas personalizadas y segmentar contactos para campañas específicas.
  Ideal para: seguimiento estructurado y ventas personalizadas.
• Landing pages & funnels: Construye páginas de aterrizaje, embudos de ventas, páginas de gracias, upsells/downsells, formularios y páginas de checkout sin necesidad de usar código.Puedes reutilizar funnels para distintos clientes con solo personalizar el contenido.Ideal para: captación de leads, generación de citas o ventas directas.
• Email/SMS marketing: diseñar campañas, automatizar envíos, seguimiento, tracking.
  
• Calendario y reservas: utilizar el módulo de calendario para que el cliente reserve citas, webinars, etc.
  
• Reportes y analítica: Crea dashboards visuales por cliente o campaña, con indicadores clave como tasa de conversión, coste por lead, ingresos generados, citas agendadas, etc. Ideal para: mostrar resultados claros a tus clientes y tomar decisiones basadas en datos.
• Integraciones: Conecta GoHighLevel con herramientas externas como pasarelas de pago, CRMs existentes, herramientas de productividad (Notion, ClickUp), formularios, webinars, Google Sheets y más usando Make, o integraciones nativas. Ideal para: automatizar aún más tus flujos y mantener conectado tu ecosistema digital.

Todas estas capacidades permiten que tu agencia gestione servicios completos para tus clientes, sin dispersarte en 10 aplicaciones separadas.

Automatización básica: Embudos y workflows

Una de las grandes potencias de GoHighLevel es su módulo de Workflows (automatización). Aquí un ejemplo de cómo crear un flujo básico que describa el camino de un cliente potencial desde que completa un formulario de contacto:

Paso a paso:

Los workflows en GoHighLevel te permiten automatizar tareas como responder a un lead, enviar correos, asignar contactos o activar seguimientos, todo sin intervención manual.

Paso a paso sencillo:

1. Ve a “Workflows” → “Create New” → “Start from Scratch”
   
2. Elige el Trigger (disparador):
   Esto es lo que inicia la automatización.
   Ejemplo: Form Submitted = cuando alguien completa un formulario en tu página.
   
3. Agrega filtros o condiciones (opcional):
   Una vez activado el trigger, puedes filtrar a quién se aplica la automatización.
   Por ejemplo:
   
   • Si el contacto tiene la etiqueta “Facebook Lead”
     
   • Si el email contiene @empresa.com
     
   • Si el campo “Fuente” del formulario es igual a “Instagram”
     
4. ⚠️ Nota importante: Estas “condiciones” no crean la acción, solo dicen a quién se le aplica. No son obligatorias, pero sirven para segmentar.
   
5. Agrega las acciones que quieres que ocurran automáticamente:
   Algunas de las más comunes:
   
   • Send Email → Enviar un correo de bienvenida.
     
   • Send SMS → Enviar un mensaje de confirmación.
     
   • Create Task → Crear una tarea interna para que tu equipo haga seguimiento. El miembro del equipo a quien se asignó lo verá dentro de su lista de tareas.
     
   • Add to Pipeline Stage → Mover al contacto a una etapa específica del embudo (ej. “Nuevo lead”).
     
   • Add Tag → Etiquetar al contacto con “Lead Facebook” o similar.
     
6. Agrega delays (retrasos) si lo necesitas:
   Si quieres hacer una secuencia automática, puedes espaciar las acciones.
   Ejemplo: esperar 2 horas → enviar otro SMS → esperar 1 día → asignar responsable.
   
7. Activa el workflow y prueba:
   Usa datos de prueba para asegurarte de que todo funciona bien. Verifica que los correos, SMS y etiquetas se estén aplicando como esperas.

Este tipo de automatización ya reduce gran parte del trabajo manual: no hay que estar “atendiendo” manualmente cada formulario, cada lead nuevo o cada tarea inicial.

WhatsApp Business vs WhatsApp API: ¿Qué puedes usar con GoHighLevel y cómo?

Hoy día, GoHighLevel no se conecta directamente con la app de WhatsApp Business tradicional (la que descargas en tu celular) a menos que utilices una aplicación externa no oficial. 

Para poder usar WhatsApp con automatizaciones, campañas y conversaciones dentro del sistema, necesitas una conexión vía WhatsApp API.

¿Qué es WhatsApp API?

Es una versión avanzada de WhatsApp diseñada para integraciones profesionales. A diferencia de la app de WhatsApp Business, la API:

• No tiene interfaz propia (funciona con sistemas como GHL o CRMs).
  
• Permite enviar mensajes automáticos previamente aprobados por Meta (plantillas).
  
• Requiere número verificado, es decir, no puedes usar cualquier número personal o de empresa sin más. Debes registrar un número de teléfono exclusivo y asociarlo a una cuenta de WhatsApp Business oficial verificada por Meta (Facebook).

Esto implica:

1. Verificar tu empresa en el Business Manager de Meta (proceso de validación legal).
   
2. Asociar ese número a la cuenta verificada (no se puede usar en la app regular de WhatsApp).
   
3. Pasar por un proveedor oficial de WhatsApp API (como Twilio, 360dialog o WATI) para activarlo.
   

Una vez verificado, ese número queda listo para enviar mensajes vía API, usar plantillas y conectarse a plataformas como GoHighLevel o Make.

• Otra de las características importantes es que WhatsApp API tiene reglas de conversación basadas en ventanas de 24 horas. Te explico como funciona: cuando un cliente te escribe por WhatsApp (por ejemplo, luego de ver un anuncio en redes), se abre una ventana de 24 horas en la que puedes enviarle mensajes libremente.Si pasan más de 24 horas sin que el cliente responda, solo podrás escribirle usando mensajes tipo plantilla aprobados por Meta (por ejemplo: recordatorios, seguimientos o promociones). Esto evita el spam. Por eso, es clave automatizar respuestas y flujos dentro de esa ventana desde GoHighLevel.

¿Cómo se conecta GoHighLevel con WhatsApp API?

1. Necesitas registrar un número en WhatsApp Business API a través de un proveedor oficial.
   
2. En GHL, accedes a Settings → Phone Numbers / WhatsApp Integration y conectas tu cuenta de Twilio (u otro proveedor compatible).
   
3. Desde allí puedes:
   
   • Recibir mensajes entrantes directamente en el panel de conversaciones de GoHighLevel.
     
   • Disparar mensajes automatizados desde workflows (por ejemplo, tras llenar un formulario).
     
   • Activar etiquetas, pipelines y respuestas condicionales.
     

Errores comunes al usar GoHighLevel y cómo evitarlos

• Sobrecargar workflows sin pruebas: crear automatizaciones complejas sin testear puede provocar errores, duplicados o leads que se pierden. Siempre prueba paso a paso.
  
• No segmentar bien a los leads: si todos los contactos quedan en una misma lista sin etiquetas o segmentaciones, las campañas pierden precisión.
  
• Automatizar sin supervisar entregabilidad: envíos automáticos de SMS/email sin revisar entregabilidad o calidad del contenido pueden afectar la reputación.
  
• No actualizar el stack o integraciones: si dependes de herramientas externas, revisa las conexiones regularmente.
  
• Tratar a todos los clientes igual: cada cliente puede tener necesidades diferentes… aunque uses plantillas, adapta branding, ofertas y métricas.

Cómo integrar GoHighLevel con otras herramientas

Aquí es donde tu ventaja competitiva puede crecer, cuando GHL se integra con otras herramientas mediante automatizaciones, puedes reducir aún más el trabajo manual, ofrecer servicios más sofisticados y escalar.

¿Qué plataforma recomiendo?

Make es una plataforma de integración no‑code / low‑code que permite conectar miles de aplicaciones entre sí a través de una API, GHL tiene módulos nativos dentro de la aplicación que permiten realizar una serie de acciones en automático como por ejemplo: buscar oportunidades, actualizar oportunidades, eliminar un contacto, agregar contacto a una campaña, entre otros. 

Puedes crear una cuenta gratuita entrando aquí.

Casos de uso para una agencia

Imagina que tu agencia realiza una reunión de discovery con un cliente nuevo, donde se habla sobre sus objetivos, servicios, público ideal, y acciones necesarias. 

Esa información suele quedar en notas sueltas o correos, pero puedes automatizarlo para ganar eficiencia desde el primer contacto. Al conectar GoHighLevel con Make puedes detonar una serie de acciones que se realizan de forma automática en un par de minutos.

Flujo automatizado paso a paso:

1. Grabación de la reunión:
   Usas una herramienta como Zoom, Google Meet o Tactiq para grabar y transcribir la reunión automáticamente.
   
2. Envío de la transcripción a Make:
   La transcripción se guarda en Google Docs o Notion y se dispara un escenario en Make.
   
3. Procesamiento con ChatGPT vía API:
   Make envía la transcripción a ChatGPT (GPT-4 API) con una instrucción como:
   “Extrae los puntos clave, crea tareas para el equipo de marketing, ventas y diseño, identifica próximos pasos y actualiza información de contacto.”
   
4. Creación automática de tareas:
   ChatGPT devuelve un listado estructurado de tareas (con responsables y fechas), que Make usa para:
   
   • Crear tareas en ClickUp o Notion.
     
   • Asignarlas automáticamente al equipo correspondiente.
     
   • Enviar notificaciones por Slack o correo.
     
5. Actualización del perfil del cliente en GoHighLevel:
   
   • Se actualiza la ficha del contacto en GHL con etiquetas como “Discovery hecho”, “Lead caliente”, “Servicios solicitados”.
     
   • Se añade una nota resumen con los puntos clave de la reunión.
     
   • Se inicia un workflow de seguimiento basado en los servicios que mencionó.
     
6. Generación automática de resumen para cliente:
   
   • Se envía un correo con el resumen de la reunión, próximos pasos y link al documento compartido.
     

Beneficio directo para tu agencia

Este tipo de integración elimina la gestión manual tras cada reunión, mejora la comunicación interna, acelera la entrega y convierte conversaciones en acciones concretas automáticamente. Además, muestra profesionalismo y organización frente al cliente desde el primer día.

 ¿Quieres sacarle el máximo provecho a GoHighLevel con automatizaciones avanzadas?

Si ya estás usando GoHighLevel o estás por implementarlo en tu agencia, pero quieres llevarlo al siguiente nivel con automatizaciones personalizadas, integraciones con herramientas externas (como Make, ChatGPT, ClickUp, etc.) y sistemas replicables para escalar tu operación…

Agenda una llamada exploratoria gratuita y evaluemos juntos cómo podemos ayudarte a automatizar más, trabajar menos y ofrecer un servicio más premium a tus clientes.

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Tips para escalar tu agencia con GoHighLevel

Escalar una agencia no significa solo conseguir más clientes, sino hacerlo de forma rentable, eficiente y sin sacrificar la calidad del servicio. Aquí tienes cómo puedes lograrlo usando GoHighLevel:

Reutiliza plantillas y snapshots

Puedes guardar funnels, workflows, campañas de email, etiquetas, pipelines e incluso configuraciones completas de subcuentas como «snapshots» (plantillas reutilizables).

Ejemplo:

Imagina que tienes un funnel de generación de leads para dentistas que funciona muy bien. Puedes guardarlo como snapshot y clonarlo para cualquier nuevo cliente del mismo nicho, personalizando solo colores, logo y textos.

Beneficio:
Esto te permite implementar campañas en minutos en lugar de días. Además, estandarizas la calidad de tus entregables, reduces errores y necesitas menos tiempo del equipo operativo.

Empaqueta servicios automatizados

¿Qué significa?
Ofrece a tus clientes “paquetes” de servicios donde una parte del proceso ya está automatizado dentro de GoHighLevel.

Ejemplo:
Paquete “Lead Gen Premium”: incluye landing page, formulario conectado a pipeline, seguimiento automático vía SMS/email, notificaciones por WhatsApp (vía Make), y dashboard de resultados.

Beneficio:
Puedes vender este tipo de servicio como producto repetible, sin necesidad de rediseñar cada vez desde cero. Esto te permite incrementar márgenes al reducir horas humanas en la operación.

Automatiza el onboarding de nuevos clientes

Automatiza la recolección de información inicial y el inicio de servicio desde que un cliente firma.

Ejemplo:
Un cliente firma el contrato → se dispara un workflow en GoHighLevel que envía un correo con un formulario de bienvenida → al completarlo, Make lo conecta con tu herramienta de gestión (Asana, ClickUp, Notion) → crea el proyecto, tareas asignadas, carpetas de Google Drive, y envía un mensaje de bienvenida personalizado.

Beneficio:
Evitas procesos repetitivos, reduces la dependencia de un manager para empezar con cada nuevo cliente y aceleras la entrega de valor desde el primer día.

Crea un sistema replicable

Documenta un proceso paso a paso que se pueda aplicar en cada nuevo cliente de forma consistente.

Ejemplo:

1. Cliente nuevo
2. Clonar snapshot del nicho
3. Adaptar branding (colores, logo, textos)
4. Revisar funnel
5. Configurar campaña de emails
6. Activar workflow
7. Probar y lanzar
8. Activar informes automáticos semanales
   

Beneficio:
Esto te permite escalar sin depender de un único miembro experto del equipo. Cualquier persona del equipo puede seguir el sistema y mantener estándares de calidad.

Mide todo (y actúa en consecuencia)

Utiliza los dashboards de GoHighLevel para obtener datos en tiempo real de leads, conversiones, aperturas, ROI, etc.

Ejemplo:
Tienes campañas activas en dos nichos: gimnasios e inmobiliarias. Al revisar el dashboard, detectas que el coste por lead en gimnasios es mucho más bajo y las conversiones al doble. Tomas la decisión de enfocar tus esfuerzos comerciales en ese nicho.

Beneficio:
Tomar decisiones basadas en datos concretos, no en suposiciones. Esto mejora tu rentabilidad y optimiza tu enfoque estratégico.

Implementar GoHighLevel en tu agencia de marketing digital te brinda una base sólida para gestionar clientes, campañas, embudos y automatizaciones desde un único sistema. Pero lo que marca la diferencia es cómo lo uses: al combinarlo con integraciones inteligentes puedes darle un boost al trabajo de tu agencia, reduciendo tareas manuales, minimizando errores, y escalando sin multiplicar el equipo.

Tu próximo paso: configura tu cuenta de agencia hoy, crea al menos una subcuenta de cliente real, monta un workflow de automatización y prueba una integración externa (como un webhook hacia Google Sheets o Slack). Luego mide, repite y escala.

Preguntas frecuentes (FAQs)

¿GoHighLevel es solo para agencias grandes?
No, aunque está diseñado para agencias que gestionan varias cuentas, también puede usarse por pequeños negocios o freelancers que quieran consolidar herramientas.
¿Puedo usarlo sin saber de programación?
Sí, muchas funciones son “drag & drop” y “no code”. Para integraciones más avanzadas (API, webhooks) puede requerir un poco más, pero no es imprescindible al inicio.
¿Qué tan segura es la plataforma con datos de clientes?
GoHighLevel cuenta con controles de empresa: autenticación, roles, dominios personalizados, etc., lo cual permite gestionar seguridad a nivel agencia.
¿Puedo migrar campañas desde otras plataformas?
Sí, puedes importar contactos, reconstruir embudos e integraciones. Aunque la migración puede requerir adaptación, la ventaja es consolidarlo en un solo sistema.
¿Es posible usar GoHighLevel en español?
La interfaz y muchos recursos están en inglés, pero muchas agencias lo usan en mercados de habla hispana adaptando plantillas, textos y branding al español. Adicionalmente, puedes configurar tu navegador para que traduzca la interfaz, de ser necesario.